tirsdag 22. marts 2022 12:31
Ordet er dit: Fleksibilitet for de ansatte eller spareøvelse for virksomhederne?
Ordet er dit-indlægget er skrevet af Gregers Nytoft Rasmussen, Head of Research, ph.d., Colliers
Bliver kontoret mindre, anderledes eller er vi bare tilbage til hverdagen før pandemien? Alene i 2021 blev der handlet kontorejendomme for 19 milliarder kr., og spørgsmålet er derfor væsentligt for både investorer og virksomheder.
Mange kæmper om at få et overblik, og Colliers gennemførte derfor i starten af året en undersøgelse, hvor 357 personer, primært virksomhedsledere, blandt andet svarede på netop ovenstående spørgsmål.
Inden vi kommer til svarene, er det tydeligt, at der helt overordnet er tre faktorer, som påvirker både efterspørgsel og indretning af fremtidens kontorejendomme:
- Vi arbejder mere hjemme
- Vi stiller stadig større krav til fysisk afstand mellem de ansatte for at reducere smitterisikoen
- Vi har fået et øget behov for lokaler til virtuelle møder – blandt andet for at facilitere samarbejde mellem ansatte, der arbejder fra kontoret og ansatte, der arbejder hjemmefra.
Virksomheder indenfor de kontorintensive erhverv benytter sig i stigende grad af hjemmearbejde. Det taler isoleret set for, at kontorarealforbruget pr. ansat vil falde.
Omvendt kan større krav til fysisk afstand mellem de ansatte og indretning af flere lokaler til afholdelse af virtuelle møder trække i retning af stigende kontorarealforbrug pr. ansat. Så hvad er nettoeffekten?
Kontorarealet pr. ansat vil være uændret på langt sigt
Figur 1 viser, at 30% af deltagerne i undersøgelsen forventer, at kontorarealforbruget pr. ansat vil falde på langt sigt, mens de øvrige 70% af deltagerne forventer, at kontorarealforbruget pr. ansat forbliver nogenlunde uændret eller stiger på langt sigt.
Der er dog forskelle i deltagernes forventninger til det fremtidige kontorarealforbrug, når man tager højde for, hvilke brancher de er ansat i. Specielt skiller branchen ”Finansiering og forsikring” sig ud. Her forventer hele 47% af deltagerne, at kontorarealforbruget pr. ansat vil falde. I de øvrige brancher er det blot 22-26%, der forventer et faldende kontorarealforbrug pr. ansat.
Figur 1: ”Hvordan forventer du, at kontorarealforbruget pr. ansat vil udvikle sig på langt sigt på din arbejdsplads?”
Store arbejdspladser opfordrer ofte til hjemmearbejde
Et andet vigtigt spørgsmål er, hvilken løsning virksomhederne har valgt, når de skal definere en hjemmearbejdspolitik. Figur 2 viser, at 21% af deltagernes arbejdspladser opfordrer de ansatte til at undgå hjemmearbejdsdage, mens 17% af arbejdspladserne opfordrer de ansatte til at benytte sig af hjemmearbejdsdage. De resterende 62% af deltagernes arbejdspladser lader det være op til de ansatte, om de ønsker at benytte sig af hjemmearbejdsdage.
Figur 2: ”Hvordan er holdningen til hjemmearbejde vs. fysisk fremmøde på din arbejdsplads?”
Derudover fremgår det af svarene vist i figur 2, at der er en tendens til, at større arbejdspladser i højere grad har taget hjemmearbejde til sig. For deltagerne i undersøgelsen, der er ansat på arbejdspladser med over 500 ansatte, er der mere end 40%, som svarer, at deres arbejdsplads opfordrer de ansatte til at benytte sig af hjemmearbejdsdage.
Store arbejdspladser kontrollerer i højere grad tilrettelæggelsen af hjemmearbejde
Der kan være flere årsager til, at virksomheder tillader – eller endda opfordrer til – at de ansatte arbejder hjemmefra:
- For at spare penge ved at reducere kontorarealet
- For at tilbyde de ansatte fleksibilitet
- Af nød – som fx under nedlukningerne i forbindelse med Covid-19.
Virksomhedernes tilrettelæggelse af de ansattes hjemmearbejde afhænger af deres formål med at tilbyde hjemmearbejde. Lad os fokusere på de to første af de ovennævnte årsager til, at virksomhederne tillader hjemmearbejde – nemlig de årsager, som arbejdspladserne selv er herre over.
Hvis formålet er at reducere virksomhedens udgifter til kontorleje, er det optimalt, at virksomheden fastlægger, hvornår de ansatte skal arbejde fra kontoret, og hvornår de skal arbejde hjemmefra. På den måde kan virksomheden udjævne antallet af medarbejdere, der møder på kontoret i ugens løb og dermed reducere behovet for kontorpladser.
Hvis formålet med at tilbyde hjemmearbejde derimod er at give de ansatte en fleksibel hverdag, er det optimalt at lade medarbejderne bestemme, hvornår de arbejder fra kontoret, og hvornår de ønsker at arbejde hjemmefra. Denne fleksibilitet for de ansatte betyder, at arbejdspladsen i mindre grad kan reducere antallet af kontorpladser.
Man kunne fx forestille sig, at mange ansatte ville møde ind på kontoret på torsdage, men vælge hjemmearbejde på fredage, sådan at arbejdspladsen er nødt til at opretholde en vis buffer af kontorpladser, så der er plads til alle selv på de populære kontordage.
Der er således tale om et ”trade-off” mellem fleksibilitet for de ansatte og arbejdspladsens mulighed for optimering af kontorarealforbruget. Det er relevant for kontorudlejere at vide, om virksomheder, der tillader hjemmearbejde, gør det for at sikre de ansatte fleksible arbejdsforhold eller for at kunne skære ned på kontorarealet.
For at belyse dette bad vi alle de deltagere om at svare på, hvem der bestemmer, hvordan eventuelle hjemmearbejdsdage placeres.
Figur 3 viser, at 50% af de arbejdspladser, som er positivt stemte overfor hjemmearbejde, lader det være op til den enkelte medarbejder, hvordan eventuelle hjemmearbejdsdage placeres, 44% lader de forskellige afdelinger beslutte det, mens kun 6% beslutter på centralt virksomhedsniveau, hvordan hjemmearbejdsdage placeres.
Dette indikerer, at tilbuddet om hjemmearbejde på langt de fleste arbejdspladser ikke er en spareøvelse. Snarere er der fokus på at tilbyde fleksibilitet for de ansatte.
Figur 3: ”Hvem bestemmer, hvordan eventuelle hjemmearbejdsdage placeres?”
Vi kan også se af figur 3, at der er tendens til, at større arbejdspladser i mindre grad lader det være op til den enkelte medarbejder, hvordan eventuelle hjemmearbejdsdage placeres.
Når store arbejdspladser i større udstrækning kontrollerer placeringen af hjemmearbejdsdage, og vi samtidig ved, at de større arbejdspladser i høj grad opfordrer de ansatte til at benytte hjemmearbejde, indikerer det, at større arbejdspladser vil have bedst mulighed for at reducere kontorarealforbruget pr. ansat, hvis de ønsker det.
Konklusion: kontorarbejdspladsen vil bestå
Undersøgelsen viser, at 79% af arbejdspladserne tillader de ansatte at benytte hjemmearbejde. Samtidig forventer 70% af de adspurgte kontorbrugere, at kontorarealforbruget pr. ansat på deres arbejdsplads forbliver nogenlunde uændret eller stiger på langt sigt.
Undersøgelsen indikerer også, at virksomhedernes tilgang til hjemmearbejde snarere er at tilbyde fleksibilitet for de ansatte end at spare kontorareal. Endelig vurderer flertallet af kontorbrugere, at hjemmearbejde er mindre produktivt end arbejde fra kontoret, når det drejer sig om arbejdsopgaver, der løses i fællesskab og kræver løbende samarbejde med kolleger.
Alt tyder derfor på, at der også fremadrettet er behov for kontorlokaler, hvor kolleger kan mødes for at sparre og samarbejde.
Læs alle Ordet er dit-indlæg på estatemedia.dk her
