Blogindlæg skrevet af Ninna Therkelsen, Head of Advisory & Transaction Services | Investor Leasing i CBRE

COVID-19-pandemien har ændret beslutningsgrundlaget for brugere af erhvervsejendomme. Ejere af erhvervsejendomme bliver i stigende grad klar over, at det er kombinationen af tilgangen til talent, beliggenhed, belægning samt design og brugeroplevelse, der afgør, om man får succes i fremtiden. Vi tror på, at ejendomsstrategi skal gentænkes som en sammenhængende struktur af specifikke, gennemtænkte elementer, der løbende bliver undersøgt.

Brugere har været tvunget til at implementere foranstaltninger for at gøre deres arbejdspladser sikre og for at håndtere medarbejdere, der er vendt tilbage til kontoret. Samtidig skal de også acceptere muligheden for, at de med kort varsel skal lukke på ubestemt tid. De har også været nødt til at reevaluere en række langsigtede aspekter af porteføljestrategi og det mulige skift imod en mere spredt arbejdsstyrke, hvor hjemmearbejde spiller en større rolle, og hvor fleksibilitet er afgørende. Det er komplekse processer, der kræver detaljerede analyser og en indgående forståelse af de kompromiser, det medfører. For at opbygge et evidensgrundlag omkring disse spørgsmål, har CBRE undersøgt en række virksomheder med omfattende pladsbehov i Europa for at forstå deres prioriteter og intentioner omkring fremtidig porteføljestrategi, det fysiske kontors rolle, ordninger for fremtidigt hjemmearbejde, intern arbejdspladsstrategi og afvejningen af faktorer, der vil ligge til grund for deres beslutningsproces.

COVID ændrer alting

Brugernes væsentligste umiddelbare respons til COVID-19-pandemien har været indledende nedlukning og efterfølgende trinvis eller begrænset adgang til kontorer. Efter en begrænset genåbning tidligere i 2020 er danske byer nu omfattet af yderligere midlertidige restriktioner og deraf følgende usikkerhed omkring tidspunktet for en tilbagevenden til kontoret.

Desuden forventer de fleste, at de ændringer, som COVID-19 medfører, vil have varige virkninger over en længere periode. I stedet for at være noget med en fast varighed og et klart slutpunkt, ses det som noget, der vil have en varig indvirkning på beslutningstagningen.

Porteføljestrategi: prioriteterne ændrer sig

Den nuværende sammensætning af brugernes prioriteringer i forhold til porteføljestrategi afspejler delvis den tvungne respons på COVID-19, men den giver også indikationer omkring fremtidig retning.

Mange fokuserer på aktiviteter, der reducerer den kortsigtede ejendomseksponering og omkostninger – forståeligt nok da mange kontorer er underudnyttet, mens hjemmearbejdet fortsætter i stor stil – inklusive konsolidering. Omvendt bliver mange flytte- og udvidelsesplaner samt ikke-COVID-relaterede anlægsinvesteringer sat på pause eller aflyst af størstedelen. Omkostningsstyring bliver helt tydeligt anset som vigtigere end koncentrationsrisiko, i hvert fald på den korte bane, og resultatet kan være, at vi ser en tendens til at skære ned til færre lokationer.

Hvad er næste skridt for kontorer?

De mange faktorer, der afvejes, ser ud til at ændre brugernes syn på kontorets betydning til mere netværksorienterede arbejdsordninger. Næsten 60% af respondenterne forventer, at kontoret bliver relativt mindre vigtigt under normale vilkår fremover (det vil sige, når det ikke længere er nødvendigt at gennemføre midlertidige restriktioner på grund af COVID). 27% siger dog det modsatte: At det vil blive mere vigtigt.

Det afspejler en spænding mellem de faktorer, der på den ene side opfordrer til at samles på et fast kontor (samarbejde, interaktion, brand og kultur) og på den anden side ønsker at give medarbejderne mere valgfrihed i forhold til lokation og tidsfordeling mellem privatliv og kontorbaseret arbejde.

I tråd med disse resultater forventer over 80% af brugerne at reducere brugen af kontorer over de næste tre til fem år. Det er ikke et nyt fænomen – at bruge plads mere effektivt er et velkendt mål, ofte med det eksplicitte formål at reducere pladsbehov – men det vil begrænse brugernes appetit efter nye lokaler, særligt på grund af graden af usikkerhed omkring de kortsigtede behov. Samtidig er evnen til at føre disse intentioner ud i livet ikke nødvendigvis til stede rent umiddelbart, og blandt andet udestående lejekontrakter og udlejerens villighed til at acceptere afståelse vil være begrænsende faktorer.

Derudover er der et voksende ønske om kvalitetskontorer: Erhvervsporteføljer kan blive mindre, men de vil også blive bedre. De mest efterspurgte aspekter i en bygning bevæger hen imod fleksibilitet, fælles mødefaciliteter, wellness-faciliteter og forbedret luftkvalitet, bæredygtigt design og teknologi som eksempelvis app-baserede features og berøringsfri teknologi. Tidligere var forfriskninger, fitness og receptionsfaciliteter vigtige, men nu er de mindre kritiske. COVID har ændret perspektivet på meget kort tid, og ting, der understøtter sundhed, hygiejne og trivsel, vil sandsynligvis blive meget vigtigere kriterier for byggeriet i fremtiden.

Mål på mellemlang sigt: fjernarbejde og fleksibilitet

De vigtigste hjørnesten i den fremtidige strategi sammenlignet med før COVID-situationen er todelt: For det første skal man udvikle ordninger for fjernarbejde, og for det andet skal man hæve niveauet for fleksibilitet i porteføljerne.

Organisationer forventer at støtte et højere niveau af fjernarbejde end tidligere. Andelen, som støtter minimalt eller intet fjernarbejde (hvor mindre end 10% af arbejdsstyrken kun arbejder hjemmefra) falder fra 64% før COVID til 15%. Samtidig ser der ud til at være nogle begrænsninger ved dette skift: Andelen, der forventer, at mere end halvdelen af arbejdsstyrken arbejder hundrede procent hjemmefra, er kun 12%. Der er mange faktorer, der spiller ind: Individuelle medarbejderpræferencer, mix af roller og funktioner, lokale bestemmelser osv., men virksomheder lader til at være på vej til et mere spredt arbejdsmønster inden for visse afgrænsninger. Præcis hvor disse grænser ligger vil afhænge af den enkelte situation, men kontoret vil forblive det foretrukne valg for flertallet af medarbejdere.

Fleksibilitet er en mere eftertragtet vare i et ustabilt miljø. Over 85% af respondenterne tildeler fleksible ordninger en eller anden form for rolle, og halvdelen af dem betragter det som en betydelig rolle grundet kortsigtede faktorer som reducerede anlægsinvesteringer og midlertidig plads til medarbejdere, der er spredt. Men også mere strategiske behov såsom alternative arbejdspladsmodeller og udvikling af netværk. Vigtigst blandt brugernes behov for denne type plads – uanset leverandør – er evnen til at tilbyde et trygt arbejdsmiljø, hvilket er angivet som den vigtigste faktor i forhold til at vælge af fleksible områder, hvor beslutninger tidligere var en del mere afbalancerede. Igen har COVID ændret prioriteterne på mellemlang sigt: For udbydere af lokaler vil sundheds- og wellness-tilbud være en stigende konkurrencefordel.

Konklusioner

På den korte bane er brugernes prioriteter mest domineret af målene for at optimere porteføljen, konsolidere og reducere den kortsigtede ejendomseksponering og omkostningerne. Det afspejler den nuværende øgede usikkerhed, og vi forventer, at dette fokus fortsætter et stykke tid endnu.

På den mellemlange og lange bane vil brugerne få brug for at arbejde med en mere kompleks sammensætning af mål.

Hovedpunkterne blandt disse vil være:

– At vurdere den præcise rolle, funktion og specifikation af kontorplads op imod de generelle mål omkring et mindre samlet pladsbehov. Fortsat at bruge kontorer som en måde at understøtte agendaen omkring kultur, brand og talent – og stadig erkende ændringen mod mere fjernarbejde – vil være et væsentligt element.

– At indarbejde øget fleksibilitet i portefølje- og arbejdspladsstrategi, herunder at vurdere det optimale niveau for valgmuligheder for medarbejdere og det sandsynlige behov for at indgå aftaler om fremmøde på kontoret.

– At anerkende den trinvise ændring i vigtigheden af sundhed og wellness-aspekter – og især luftkvalitet – som et særligt fokusområde i bygninger.

– Layout og udformning af arbejdsområde, særligt det accelererede skifte fra personligt tildelte pladser til disponible teampladser, og behovet for at tilbyde et passende udvalg og omfang af forskellige arbejdsmiljøer.

– Den øgede betydning af teknologi og data i forhold til at gøre virksomheder i stand til at håndtere de fordele og kompromiser, der er en del af disse strategiske ændringer.

Læs alle blogindlæg på estatemedia.dk her